Принцип работы и преимущества

Сервис помогает автоматизировать ввод первичных бухгалтерских документов в базу.

Это происходит в несколько этапов

1. Получение изображения документа
2. Отправка изображения документа в сервис
3. Распознавание документа
4. Сопоставление прочитанного текста с объектами базы
5. Создание учетного документа в базе
6. Прикрепление изображения к учетному документу

Получение изображения документа

Сервис умеет обрабатывать

• Набор изображений или фотографий страниц документа
• Электронный документ в форматах PDF, Word или Excel
• Архивы (zip, 7zip, rar, и подобные) с изображениями, PDF, Word, Excel

Если в распоряжении имеется лишь бумажный документ, то необходимо получить его изображение, отсканировав или сфотографировав его. Например, можно использовать

• Поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц
• Мобильное приложение от 1С "Сканер документов"

Фотографии лучше делать при хорошем освещении таким образом, чтобы страница целиком попадала в кадр. Постарайтесь сделать четкий снимок: чем лучше качество фотографии, тем больше сервис распознает автоматически.

Отправка изображения документа в сервис

Полученные файлы можно направить в сервис с помощью приложения 1С, либо из мобильного приложения Сканер документов.

Распознавание документа

Этот этап выполняется автоматически в сервисе распознавания документов, находящемся на серверах 1С.
С каждой страницы документа распознается текст, важный для данного типа документа: определяется, например, какой текст отражает наименование поставщика, какой – ИНН покупателя, какой – относится к таблице с позициями номенклатуры, и т.д. Эти данные возвращаются в программу 1С для создания документов в базе.

Сопоставление прочитанного текста с объектами базы

В базе происходит сопоставление распознанных данных документа с объектами конкретной базы: с организациями, контрагентами, договорами, номенклатурой и другими. Помимо этого, разбирается номер и дата документа, а также табличные значения: цена, количество, сумма, ставка НДС и т.д.
Сервис пытается выполнить как можно большую часть этой работы автоматически, однако последнее слово всегда остается за пользователем: он проверят каждый сформированный структурированный документ в специальном визуальном редакторе.

В частности

• если какие-то объекты встречаются в учете впервые и отсутствуют в базе, пользователь подтверждает их создание на основании распознанного текста
• если какие-то объекты в базе и в документе называются по-разному, пользователю придется это выбрать вручную. База запомнит выбор и в следующий раз автоматически использует при сопоставлении

Правила сопоставления

Система запоминает выбранные пользователем значения, которые отличаются от автоматически предложенных. При следующем распознавании прочитанный текст в первую очередь сопоставляется с ранее запомненными значениями.
Для большей уверенности, база автоматически проверит распознанные числовые значения на логичность, например, что цена * количество = сумме, или цена * НДС = сумме НДС.

Создание документа в базе

Все распознанные, но необработанные документы будут отображены в базе в списке распознанных документов.
Пользователю надо будет открыть каждый распознанный документ, проверить, что все значения распознались верно и нажать кнопку "Создать". Все значения, в верности которых база будет сомневаться, для удобства пользователя будут подсвечены красным цветом.
Если в базе отсутствуют какие-то контрагенты или объекты номенклатуры, то их можно будет удобно создать по одному или воспользоваться групповым созданием новых.
Если в базе уже найдет документ-основание для распознанного изображения, то изображение может быть автоматически прикреплено к документу базы.

Разделение процессов обмена документами и их учета

Сервис позволяет разделить во времени процессы обмена реальными завизированными бумажными оригиналами и учета документа в информационной базе

1. Контрагент присылает электронную версию документа (текстовый исходник или изображение)
2. Бухгалтер организации с помощью сервиса создает учетный документ в информационной базе
3. Впоследствии (например, в конце недели/месяца/квартала) стороны обмениваются оригиналами
4. Бухгалтер организации сканирует завизированные оригиналы, и они автоматически прикрепляются к учетным документам в информационной базе

Сервис 1С:Распознавание первичных документов помогает

• Вести учет документов в информационной базе сразу после их выпуска контрагентом и сколь угодно раньше, чем обмен завизированными оригиналами
• Автоматически прикреплять изображения сразу всех поступивших завизированных оригиналов с помощью потокового сканера

Внесение документов доверенными лицами

С помощью мобильного приложения "1С:Сканер документов" сервис позволяет бухгалтеру получать документы не только от контрагентов, а от произвольных доверенных лиц, например

• Руководитель получил документы от партнера, он тут же пересылает их напрямую в базу
• Менеджер по продажам встретился с контрагентом, получил от него документы, сфотографировал, переслал в базу
• Водитель приехал на склад, получил сопроводительные документы, сфотографировал, отправил в базу
• Кладовщик принял груз, получил от водителя документы, сфотографировал, направил в базу
• Представитель контрагента забрал документ из бухгалтерии, сфотографировал и переслал в базу

Сервис 1С:Распознавание первичных документов упрощает

• Получение документа любым доверенным лицом и оперативную передачу этого документа в информационную базу
• Администрирование доступа этого доверенного лица к базе (база может быть даже не опубликована в интернете)
• Для пересылки документа напрямую в базу достаточно мобильного телефона или планшета с камерой

Комплекты документов и групповая обработка

Комплект документов - это группа документов, отражающих одну хозяйственную операцию.
Примеры комплектов

• ТОРГ-12 и счет-фактура
• Акт на оказание услуг и счет-фактура
• Счет на оплату, ТОРГ-12, акт на оказание услуг и счет-фактура

Сервис распознавания автоматически объединяет документы в комплекты и предлагает обработать их совместно. Это позволяет повысить точность распознавания и ввода новых документов: реквизит, надежно распознанный в одном документе комплекта, можно использовать для остальных документов, где он мог быть распознан плохо.
При этом часть документов из комплекта уже может быть отражена в информационной базе. Обрабатывая комплекты, сервис автоматически

• Создаст все недостающие документы в базе
• К уже существующим документам прикрепит соответствующие сканы

Возможность групповой обработки распознанных документов также поможет повысить скорость и точность ввода учетных документов. На каждом этапе групповой обработки сервис подскажет пользователю, на какие реквизиты следует обратить внимание, и поможет их правильно заполнить сразу для нескольких выбранных документов. Качественный результат можно будет получить значительно быстрее, чем при обработке распознанных документов по одному.
Сервис 1С:Распознавание первичных документов повышает качество при обработке

• Документов, которые относятся к одной и той же хозяйственной операции
• Массивов распознанных документов за счет их групповой обработки

Плавное внедрение

Предлагаемые сервисом бизнес-процессы могут безболезненно сосуществовать с традиционным способом оборота документов и не требуют резко отказываться от проверенных времени практик, знакомых и привычных исполнителям. Другими словами, внедрение сервиса в работу организации может происходить постепенно, никак не мешая существующему укладу.