Как пользоваться сервисом
- Как упростить ввод первичных документов в базу 1С
- Подключаем мобильный сканер
- Прикрепляем сканы к документам в базе
- Комплекты документов – хорошо, когда документов много
- Если случился аврал
1. Как упростить ввод первичных документов в базу 1С
- Откройте форму «Распознавание документов»
- Нажмите кнопку «Добавить файлы»
- Добавьте все файлы с документами, которые вы хотите обработать, и нажмите кнопку «Распознать»
- Через минуту-другую сервис вернет результаты распознавания в виде черновиков документов
- Проверьте и, если требуется, исправьте распознанные реквизиты. В первую очередь обращайте внимание на те, что подсвечены красным
- Сервис поможет сопоставить распознанные реквизиты с имеющимися объектами в базе, а также быстро добавить новые
- Создайте учетные документы, все содержимое которых будет автоматически заполнено
2. Подключаем мобильный сканер
Создать документы в базе можно, даже когда сканера нет под рукой. Особенно удобно это для работы на расстоянии.
Теперь вам не придется запрашивать сканы через электронную почту или мессенджеры. Вашим контрагентам и удаленно работающим сотрудникам достаточно отсканировать документы с помощью мобильного приложения и распознанные документы мгновенно попадут в вашу базу.
- Установите на мобильное устройство приложение «1С:Сканер документов»
- В форме «Распознавание документов» нажмите кнопку
, чтобы открыть список подключенных мобильных приложений - Добавьте нового мобильного пользователя, задайте ему имя и привяжите к ответственному сотруднику в базе
- Передайте ключ пользователя на мобильное устройство или, если оно рядом, можно просто сфотографировать QR-код
- Теперь все документы, которые фотографируются через мобильное приложение, будут появляться у вас в базе с пометкой, кто их прислал
- Останется проверить распознанные сервисом документы и ввести учетные документы в базу, как это описано выше
- Если захотите отключить мобильного пользователя, в любой момент нажмите кнопку
3. Прикрепляем сканы к документам в базе
Уходит много времени на поиск документа в базе, чтобы прикрепить к нему скан?
- Откройте форму «Распознавание документов и нажмите кнопку «Добавить файлы»
- Добавьте все файлы с документами, которые вы хотите обработать, и нажмите кнопку «Распознать»
- Дождитесь результатов распознавания
- Распознанные документы, для которых уже есть учетные документы в базе 1С, помечены иконкой
- Нажмите на нее, чтобы прикрепить изображение к найденному в базе документу
- Включите настройку автоматического прикрепления сканов к документам, чтобы сервис все делал сам
Прикрепить сканы подписанных документов теперь можно за считанные минуты – сервис сам найдет соответствующие им документы в базе 1С.
4. Комплекты документов – хорошо, когда документов много
Сервис распознавания документов понимает, какие документы относятся к одной хозяйственной операции, объединяет их в комплект и обрабатывает совместно.
Например, если отсканировать Счет на оплату, ТОРГ-12 и Счет-фактуру, которые относятся к одной сделке, то сервис при распознавании постарается их объединить вместе. В результате, учетные документы будут корректно введены в базу 1С без лишних дублей и ошибок.
Также объединение документов в комплекты помогает тратить меньше времени на исправление распознанных документов. Если в одном из документов какой-то реквизит был плохо распознан, то его значение сервис сможет взять из другого документа того же комплекта. А значит – не придется править вручную!
5. Если случился аврал
Если вы занимаетесь бухгалтерским обслуживанием или пришла пора сдавать отчетность, сервис распознавания документов поможет справиться с наплывом первички.
Рекомендуем использовать поточный сканер. С ним вы можете просто взять пачку документов и, сняв с них скрепки, целиком загрузить в поточный сканер. Полученный pdf-файл со сканами документов отправьте в сервис. А дальше сервис сам все распознает, разложит на комплекты и поможет ввести документы в базу 1С. Здорово, правда?
Если сканера под руками нет, то очень советуем использовать вместо него мобильный телефон с приложением «1С:Сканер документов».